Mise à jour le 25 juillet 2018
- Quel est le principe du remplacement ?
Empêché d’exercer son activité professionnelle libérale, un orthophoniste titulaire de sa clientèle ou collaborateur, peut se faire remplacer auprès de ses patients par un confrère. Comme tout contrat, il présente des intérêts pour les deux parties. Il permet au remplacé d’être assuré de la continuité des soins et de la marche de son cabinet. Pour le remplaçant, c’est l’occasion d’avoir une expérience professionnelle en libéral.
- Le remplacement est-il soumis à conditions ?
Oui dans le cadre de l’exercice conventionné. La convention d’octobre 1996 qui régit les règles entre les caisses primaires d’assurance maladie et la profession interdit à l’orthophoniste remplacé, dans le cadre conventionnel, de toute activité concomitante à celle du remplaçant au moment effectif du remplacement.
- Le remplacement n’est-il admis que pour certains motifs ?
Non. Les motifs de l’interruption d’activité peuvent être divers : maladie, maternité, invalidité temporaire, mandat électif, missions humanitaires …. Bien entendu, le contrat signé entre le remplaçant et le remplacé doit préciser ce motif.
- Quelle est la durée d’un contrat de remplacement ?
Existe-t-il un minimum et un maximum pour la durée ? La FNO préconise une durée minimale de 10 jours. Quant à la durée maximale, il n’existe pas de limite. Mais attention : l’administration fiscale peut estimer qu’il s’agit d’une location de longue durée et exiger la TVA. Quoi qu’il en soit, le contrat doit clairement préciser les dates de début et de fin du remplacement.
- Être remplaçant, est-ce avoir un statut spécial ?
Non. Le remplaçant est un professionnel libéral à part entière. Titulaire d’un certificat de capacité d’orthophoniste enregistré à l’Agence Régionale de Santé DDASS du département de son lieu d’exercice ou de son domicile s’il exerce une activité de remplaçant sur plusieurs départements, il travaille en toute indépendance. Il est responsable devant les patients qu’il soigne. A ce titre, il doit avoir une assurance responsabilité civile professionnelle.
- Quelles sont les démarches à effectuer ?
Le remplacé doit prévenir la caisse primaire d’assurance maladie par courrier précisant les dates du remplacement. Le remplaçant n’a pas de démarches particulières à effectuer. Bien entendu, s’il est jeune diplômé, il effectuera les formalités nécessaires à son installation. Un contrat établi en double exemplaire original sera signé par les deux parties.
- A quoi s’engage le remplaçant ? Quelles sont ses responsabilités ?
Le remplaçant doit assurer les rééducations et les bilans nécessaires. Il doit utiliser les locaux et le matériel “en bon père de famille”, c’est-à-dire en prendre soin et ne les utiliser que dans le cadre de l’exercice de la profession. Il ne peut pas habiter dans le cabinet d’orthophonie, par exemple. Il s’acquitte de ses cotisations sociales. Il paie les rétrocessions convenues. Il s’engage à ne pas exercer sa profession à titre libéral et/ou salarié dans la zone d’influence du cabinet pendant une durée déterminée, proportionnelle à la durée du contrat et stipulée dans la convention, et ce une fois le contrat terminé.
- A quoi s’engage le remplacé ?
Il doit cesser, dans le cadre conventionnel, son activité à titre complet ou partiel pendant la durée effective du remplacement. Il doit mettre à la disposition du remplaçant les patients, le local et le matériel, c’est-à-dire les moyens permettant l’exercice de l’orthophonie. Il laisse au remplaçant toute indépendance et ne doit pas se comporter comme son employeur (éviter tout lien de subordination). D’où, l’importance des entretiens préalables au remplacement au cours desquels les interlocuteurs s’entretiendront des méthodes de travail et mettront au point les modalités de l’exercice du remplacement. Il contrôle les rétrocessions versées par le remplacé. Il s’acquitte de ses cotisations sociales et des frais de gestion du cabinet.
- Quel est le montant des rétrocessions ?
La rétrocession couvre les frais de gestion du cabinet. On prend en compte les loyers et charges locatives, électricité, chauffage, frais postaux et de téléphone, fournitures administratives et de bureautique…. Il faut absolument et logiquement écarter les charges sociales, fiscales et personnelles du remplacé. Généralement, on s’entend sur un pourcentage qui porte sur les actes facturés et non sur les actes effectués. Dans ce dernier cas, la remplaçante s’oblige à faire l’avance.
- Le paiement des actes
L’orthophoniste remplaçante utilise les feuilles de soins pré identifiées du remplacé. Il y appose la mention : “M. ou Mme X …, remplaçant de M. ou Mme Z”, après avoir barré le nom du remplacé. Il est donc inutile de faire une demande à la caisse primaire d’assurance maladie dont dépend le cabinet. Vous devez toutefois déclarer la caisse votre situation de remplaçante.
Le remplaçant est un professionnel libéral à part entière. Quand bien même il utilise les feuilles de soins du remplacé, c’est lui qui signe ce document. Il appose donc sa signature sur la première colonne de la feuille de soins, attestant de la dispense de soins et sur la deuxième colonne, attestant ainsi l’acquit des honoraires.
- Je suis remplaçante d’une collaboratrice. Comment cela se passe-t-il au niveau des rétrocessions ?
La situation est la suivante : le titulaire et le collaborateur sont liés par un contrat de collaboration. Le contrat de remplacement, quant à lui, est signé entre le remplaçant et le collaborateur. Pour le paiement des rétrocessions, on est obligé de passer par l’intermédiaire du collaborateur puisqu’il n’existe pas de contrat entre le titulaire et le remplaçant. Le remplaçant verse les rétrocessions au collaborateur. Ce dernier paie au remplacé ce qui a été convenu entre eux (collaborateur et titulaire).
- En tant que remplaçante, puis-je prendre des congés comme je l’entends ?
Le remplacement est toujours prévu pour une durée déterminée, durée pendant laquelle le remplaçant s’est engagé à assurer les rééducations. Toutefois, tant que la continuité des soins et que l’intérêt des patients sont préservés, la remplaçante peut prendre des congés. On le comprend bien pour les remplacements de longue durée. Pour les remplacements de courte durée, il faut apporter un tempérament. En clair, la prise de congés par la remplaçante s’apprécie au regard de sa situation personnelle.